реферат на тему табличні процесори



ПЛАН

1.Електронні таблиці та огляд їх розвитку.

2.Базові функції табличних процесорів.

3.Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера.

1. Електронні таблиці та огляд їх розвитку.

При розв’язуванні економічних, фінансових та інших задач в управлінні

доводиться представляти і обробляти інформацію у вигляді таблиць,

бланків відомостей, форм, списків. Ще до широкого застосування

електронних таблиць створення і обробка табличних документів засобами

обчислювальної техніки відбувалось двома способами:

дані розміщувались в таблиці на папері і оброблялись за допомогою

електронного калькулятора;

Перший спосіб розрахований на рядового користувача, наочний, легко

перевіряється, але розрахунки виконуються повільно. Другий спосіб

дозволяв обробляти дані набагато швидше, але для створення і

від лагодження програми потрібні були навики програмування, яких не мали

рядові користувачі. Програмні продукти цього класу поєднали традиційне для

користувача представлення даних (таблиці, бланки, форми) з простотою і

універсальністю їх обробки.

Електронні таблиця — це двовимірна матриця, в рядках і стовпцях якої

розташовані клітини, в кожній з яких може зберігатися деяка інформація.

В клітини електронної таблиці можна занести текст, числа, формули.

Програмні засоби для проектування електронних таблиць називають

табличними процесорами.

Організація підготовки документів електронних таблиць базується на двох

основних принципах:

дані представляються на екрані монітора у вигляді таблиці практично

необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об’єкт розробки);

інструментом обробки цих даних є табличний процесор, засоби якого

дозволяють користувачу розв’язати поставлену задачу.

Табличні процесори ввійшли в набір основних прикладних програм для тих

працівників, які розв’язують обліково-аналітичні задачі, даними для яких

є різноманітні таблиці, фінансові звіти, статистичні довідки. На основі

електронних таблиць можуть будуватися дуже складні моделі, що

відображають господарську діяльність підприємств, бухгалтерський облік і

т.д. Оскільки персональні комп’ютери, як правило, мають хороші

можливості для роботи з графічною інформацією, в табличні процесори

вбудовуються засоби підтримки ділової графіки. Можливість представлення

даних у вигляді різноманітних графіків та гістограм забезпечує наочність

та зручність для візуального аналізу.

Сьогодні табличний процесор є обов’язковою складовою будь-якого

інтегрованого пакету або офісної системи. Прикладами таких систем є:

Corel Office Professional фірми Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фірми Corel;

Works for Windows 95 фірми Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фірми Microsoft;

Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фірми Microsoft;

Smart Suite 96 for Windows 95 фірми Lotus.

2. Базові функції табличних процесорів.

Електронні таблиці складаються із стовпців і рядків. Стовпці

ідентифікуються літерами латинського алфавіту (A, B, … Z, AA, AB, …),

рядки — цілими числами (1, 2, …). Кількість рядків і стовпців в різних

електронний таблицях різна. На перетині рядка і стовпця таблиці

знаходиться клітина. Кожна клітина має адресу, що складається з імені

стовпця і номера рядка, наприклад, A3, F22. Електронні таблиці можуть

містити декілька робочих листів, які називають книгою. В книгу можна

помістити декілька різних типів листів, наприклад, лист з електронною

таблицею, лист з діаграмою, лист макросів. В електронній таблиці можна

працювати як з окремою клітиною, так і з групою клітин, які утворюють

блок. Блоком (діапазоном) стовпців (рядків) називається послідовність

кількох суміжних стовпців (рядків) таблиці. У більшості випадків

діапазон позначається іменами (номерами) першого і останнього елементів

розділених двокрапкою. Наприклад, D:DF -для діапазону стовпців, 6:24 —

для діапазону рядків. Блок клітинок — це прямокутний фрагмент таблиці,

що знаходиться на перетині заданої послідовності стовпців та

послідовності рядків. Позначається адресами верхньої лівої та правої

нижньої клітинок, між якими ставиться двокрапка. Наприклад, B2:F11.

В електронних таблицях використовуються такі типи даних:

Текст — це довільна послідовність символів. Дані текстового типу

використовуються в заголовках таблиць, заголовках рядків і стовпців

таблиць а також для коментарів.

Число — це числова константа.

Формула — це вираз, який складається з чисел, імен клітин та знаків

операцій.

Функції, які дозволяють виконувати деякі, зарезервовані операції, що

часто зустрічаються.

Дата, яка може відображатись у різних форматах і з якою можна виконувати

різні арифметичні і логічні операції.

Кожна клітинка електронної таблиці описується такими параметрами:

Адреса клітинки;

вмістище клітинки;

значення клітинки;

формат клітинки.

Вмістимим клітинки може бути: число, текст або формула. Значення

клітинки — це виведення на екран представлення чисел, текстових

констант, а також результатів обчислення формул. Під формулою розуміють

сукупність операндів, з’єднаних знаком операцій. Операндами можуть бути:

числові і текстові константи , адреси клітин та функцій. В ході

обчислень числові та текстові константи використовуються безпосередньо

текстові константи використовуються безпосередньо,

а замість адресів клітин підставляються їх значення, замість функцій —

обчислені ними значення. Адреси клітинок, що відіграють роль операндів і

аргументів функцій, можуть бути абсолютними і відносними. Відносна

адреса вказує на положення (зміщення) адресованої клітинки відносно тієї

клітинки у вмістимому якої вона використовується. Абсолютна адреса

вказує на точне місце знаходження клітинки в таблиці і записується зі

знаком “ SYMBOL 36 \f «Fixedsys» \s 12 $ “ перед іменем стовпця і іменем

рядка. Наприклад, SYMBOL 36 \f «Fixedsys» \s 12 $ С SYMBOL 36 \f

«Fixedsys» \s 12 $ 9. При редагуванні об’єктів електронної таблиці

(копіювання, вставка, знищення, перенос) відносні адреси відповідним

чином корегуються, а абсолютні адреси не змінюються.

Формули автоматично перераховуються при внесенні змін в клітини, на які

вони посилаються. Якщо в книзі утримується велика кількість формул,

замість автоматичного перерахунку можна встановити перерахунок вручну.

Автоматичне обчислення формули, що посилається на клітину, що містить

іншу формулу, неможливо. Якщо формула, прямо або побічно, посилається

сама на себе, необхідно визначити число ітерацій або відносну похибку

обчислень.

Використовуючи зв’язування або зовнішні посилання, можна обмінюватися

даними, розташованими в різних листах і книгах. Зв’язування особливо

корисно в тих випадках, коли відсутня практика збереження великих

моделей і систем розрахунків в одній книзі. Зв’язування не обмежене

зв’язуванням двох книг. Можна створювати ієрархії пов’язаних книг.

Якщо розділити складну модель обробки даних на послідовність взаємозалежних книг, можна працювати з окремими частинами моделі без відкриття всіх складових модель книг.

Для зручного подання підсумкової інформації використовують зведені

таблиці. Зведена таблиця — це таблиця, що використовується для швидкого

підведення результатів або об’єднання великих обсягів даних. Міняючи

місцями рядки і стовпчики, можна створити нові підсумкові результати

вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна здійснити фільтрацію

даних, а також відобразити детальні дані області.

Якщо результат для однієї формули відомий, а значення аргументу цієї

формули немає, то використовують функцію Добір параметра. При доборі

параметра означення клітини, що впливає, (параметра) змінюється доти,

поки формула, що залежить від цієї клітини, не поверне задане значення.

Крім того є можливість визначення значення клітинки, коли необхідно

змінити значення в декількох клітинах і задовольнити декілька граничних

умов.

До складу сучасних табличних процесорів входять засоби аналізу даних

(пакет аналізу), призначені для рішення складних статистичних і

інженерних задач. Для проведення аналізу даних за допомогою цих

інструментів слід зазначити вхідні дані і вибрати параметри; аналіз буде

проведений за допомогою відповідної статистичної або інженерної

макрофункції, а результат буде поміщений у вихідний діапазон. Інші

інструменти дозволяють подати результати аналізу в графічному вигляді.

Кореляційний аналіз використовується для кількісної оцінки взаємозв’язку

двох наборів даних.

Коваріаційний аналіз використовується для обчислення середнього добутку

відхилень точок даних від відносних середніх.

Лінійний аналіз полягає в підборі графіка для набору спостережень за допомогою методу найменших квадратів.

Табличні процесори призначені для створення, оформлення і забезпечення

функціонування електронних таблиць. З електронними таблицями можна

працювати тільки в середовищі табличного процесора. Сучасні табличні

процесори мають дуже широкі функціональні і допоміжні можливості, що

забезпечують зручну і ефективну роботу користувача.

3. Застосування електронних таблиць в діяльності менеджера.

Сьогодні особливо актуальними стали прикладні засоби управління

організацією, призначені для аналізу результатів діяльності,

управлінського обліку, фінансового планування і формування. На початку

широкомасштабного залучення прикладних програмних засобів пройшла

автоматизація бухгалтерського обліку та підготовки звітності. Це

обумовлювалось специфікою бухгалтерського обліку, коли не враховувалась

необхідність проведення поглибленого фінансового і економічного аналізу,

побудови довготермінових прогнозів. Крім того ж не був сформований

прошарок власників організацій, зацікавлених у внутрішній, управлінській

складовій обліку. Сьогодні ситуація кардинально змінюється.

Один із існуючих підходів до виконання фінансового і економічного

аналізу полягає в тому, що розробники пропонують, як програмний продукт,

комплекс взаємопов’язаних і від лагоджених документів електронних

таблиць. Такий підхід забезпечує велику гнучкість, але достатньо

складний для користувача, мало знайомого з методикою обробки інформації

та без серйозних навиків роботи з електронними таблицями.

Цікаву думку на рахунок пропонованих окремих продуктів налагоджених

електронних таблиць висловили спеціалісти з Інституту економічних

проблем перехідного періоду. На їхню думку, якщо аналітик в сфері

менеджменту (наприклад, фінансів) володіє навиками роботи з електронними

таблицями, тоді йому ніхто для налагодження не потрібний, оскільки він,

як правило, користується власною методикою і довіряє власноручно

побудованим розрахункам. Хоча в реальному житті спеціалістів такого

класу небагато і будь-яка допомога у вигляді методик і налагодження, на

наш погляд, дуже корисна.

Складність використання електронних таблиць пов’язана з проблемою

стикування. Вхідні дані для електронних таблиць, як правило, або

зберігаються в базі даних, або отримуються в результаті роботи іншої

програми., Для того щоб автоматично занести їх в потрібні комірки

таблиці, потрібно провести достатньо складні маніпуляції, такі як

побудова запитів і т.д. Більшість користувачів бухгалтерських систем, як

правило, не мають ні часу, ні можливості займатися цими проблемами.

ні часу, ні можливості займатися цими проблемами.

Таким чином виникає парадокс: облікові дані є, але вони не

використовуються в аналізі. Через трудомісткість відповідних процедур

користувачі вимушені обмежуватися мінімальним набором аналітичних

“зрізів“ даних. Напрошується закономірний висновок — добре було б

ув’язати аналітичну систему з бухгалтерською, плановою, торговою та

іншими інформаційними системами. Функціонуючи в єдиному комплексі, вони

принесуть більший економічний ефект.

На закінчення можна відзначити, що у випадку використання ширших функцій

обробки структурованої інформації, електронні таблиці поступаються базам

даних. Можна виділити три основні групи задач, для вирішення яких на

даний час доцільно віддати перевагу системам керування базами даних

(СКБД) перед електронними таблицями:

По-перше, обробка інформації системою керування базами даних стане

досить корисною, коли необхідна інформація вже не буде поміщатися в вашу

електронну таблицю або її обробка стане занадто складною. Крім того

супровід та ведення бази даних є менш трудомісткими, ніж ведення

електронної таблиці. Якщо, наприклад, доводиться значно частіше вносити

зміни в електронну таблицю, ніж роздруковувати інформацію, то всі

переваги електронних таблиць нівелюються у порівнянні з їх недоліками.

По-друге, специфічна, але часто виникаюча потреба при поштовому



Страницы: 1 | 2 | Весь текст




map