Практическая работа 6,7



Практическая работа № 6

«Анализ оформления предложенных образцов документов на соответствие оформления реквизитов требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (выявление и исправление ошибок)»

выполнила работу студентка Закирова Аида (группа 3Б11)

Цель работы: Повторение и закрепление ранее усвоенных знаний о современных требованиях по оформлению реквизитов управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. Применение усвоенных знаний на практике. Установление уровня овладения знаниями по узловым вопросам темы №3.

Выполненное задание:

1. Понятие «реквизит».

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

2. Постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты – совокупность реквизитов, характеризующая типовой формуляр документа и присутствующая во всех видах документа одного типа.

Переменные реквизиты – совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающая особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

3. Понятие «формуляр реквизита».

Формуляр – это совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом.

4. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.

Формуляр-образец — модель формы документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации 

Требования: Формат для формуляра-образца является международный формат ИСО А4 (210 × 297 мм, 8 1/3 × 11 2/3 дюйма), но предусмотрена также возможность использования формата ИСО А5 (210 × 148 мм) для некоторых почтовых форм, а также для эквивалентных форматов, указанных в стандарте ИСО 2784-1974 для бланков на непрерывной ленте. В некоторых странах, в частности в Северной Америке, обычно используется формат 216 × 280 мм (8 1/2 × 11 дюймов). В этом случае согласование может быть обеспечено путем сохранения наверху и слева одинаковых полей, благодаря чему компоновка документа остается в том же положении по отношению к верхнему и левому краю бумаги; при этом размеры общей для обоих форматов площади изображения составляют 183 × 262 мм.

Размер интервалов — межстрочный интервал и интервал между знаками в формуляре-образце (1/6 дюйма, или 4,24 мм, и 1/10 дюйма, или 2,54 мм, соответственно) соответствуют межстрочному интервалу и интервалу между знаками, применяемых в большинстве используемых для заполнения бланков машин, таких, как пишущие машинки, скоростные печатающие устройства ЭВМ и другое автоматическое знакопечатающее оборудование, а также в устройствах для оптического распознавания знаков.

Поля и принципы проектирования — были оставлены: верхнее поле (для захвата) — 10 мм и левое поле (для подливания) — 20 ми. В основу проектирования положен международный стандарт ИСО 3535-1975 “Макетный лист и конструкционная сетка” с использованием стандартной ширины колонок, соответствующей возможностям автоматического табулирования.

Практическая работа № 7

«Составление и оформление текстов служебных документов с помощью компьютерных программ»

выполнила работу студентка Закирова Аида (группа 3Б11)

Цель работы: Повторение и закрепление ранее усвоенных знаний о современных требованиях по оформлению реквизитов управленческих документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 (особенности оформления реквизита «текст»). Применение усвоенных знаний на практике. Установление уровня овладения знаниями по узловым вопросам темы №3.1.

Выполненное задание:

1. Понятие «текст документа» при различных способах документирования.

Понятие «текст документа» при различных способах документирования Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника. В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования. Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц. Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

2. Содержание простых и сложных документов.

Под простыми понимают документы, содержание которых посвящено одному вопросу (факту, событию, явлению). Такие документы легко обрабатываются, регистрируются, контролируются.

В сложных документах отражается несколько вопросов. Это влечет за собой значительные трудности в работе с ними и в делопроизводстве, и в архиве. Необходимо стремиться к сокращению числа сложных документов и замене их простыми. Практика показывает, что в большинстве случаев подготовка сложных документов не вызывается необходимостью. Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.

3. Порядок изложения текста документа.

Полное наименование изделия на титульном листе, в основной надписи и при первом упоминании в тексте документа должно быть одинаковым с наименованием его в основном конструкторском документе.

В последующем тексте порядок слов в наименовании должен быть прямой, т.е. на первом месте должно быть определение (имя прилагательное), а затем — название изделия (имя существительное); при этом допускается употреблять сокращенное наименование изделия.

Наименования, приводимые в тексте документа и на иллюстрациях, должны быть одинаковыми.

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований.

При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется, чтобы», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова — «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д.

При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают» и т.п.

В документах должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии — общепринятые в научно-технической литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком литературы) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

В тексте документа не допускается:

—  применять обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;

— применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке;

—  применять произвольные словообразования;

— применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

— сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

4. Требования четкости и ясности текста документа.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложения. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, письмо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуманность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом. Но в тех случаях, когда смысловая нагрузка падает на действие, используется обратный порядок слов. 

5. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Формализация текста документа.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т.е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д. Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Взаимосвязь содержания и формы документа.С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления, формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на:- письменные (рукописные и печатные);- технические — это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;- фоно-, аудио-, акустические документы — содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы);- кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении;- фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;- аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т.д.По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.По происхождению:- именные, или личные (удостоверяющие личность);- служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности и по личному составу).По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.Таким образом, вопрос о взаимосвязи содержания и формы документа является скорее философским. Табличные документы содержат в основном информацию сконцентрированную в таблицах, текстовые информацию зафиксированную в текстовом виде и т.д.Формализация текста документа. Формализация – соблюдение внешней формы, сведение какой-либо деятельности к соблюдению внешнего порядка. В оформлении документов наиболее строго и последовательно соблюдается формализм, так как каждый из документов имеет графически четко выраженную письменную форму

6. Составить текст документа на профессиональную тему и оформить его на компьютере в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Директору магазина № 8 Климовой Н.П. от кассира отдела промышленных товаров Мальцевой О.В.

Объяснительная записка

Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2013 годаЯ, Мальцева Ольга Владимировна, 5 апреля 2013 года, ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с контрольной кассовой машиной. Причиной этого считаю неполадки в работе контрольно-кассовой машины, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данной контрольной кассовой машины.

5 апреля 2013 года Мальцева О.В




map