Практическая.А.Е.ДПА1211



Способы хранения электронных документов

Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя.

При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15–20 лет. Большего и не требуется. По истечение этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители.

При необходимости долговременного (более 30 лет) хранения электронных документов, следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов. Среди зарубежных национальных архивов следует отметить Центр хранения электронных документов Национальной администрации по архивам и делопроизводству (CfER NARA) в США, хранящий более 80 тыс. баз данных, а также Национальный архив цифровых баз данных Великобритании (NDAD UK). На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. В 1996 г. там был создан Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (БелНИЦЭД, г. Минск) , который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза.

Способы автоматизации хранения электронных документов

Универсальные «коробочные» СЭДО:

стандартный набор функций;

невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

низкие временные затраты на приобретение и установку;

относительно низкая стоимость;

необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

максимально персонифицированная система;

большие временные затраты;

высокая стоимость разработки;

сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

Комбинированные СЭДО:

базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

полное соответствие нуждам предприятия;

небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;

передача заказчику прав на продукт;

простота освоения и использования;

полная локализация;

удобный интерфейс;

взаимодействие с существующими офисными приложениями.






map