Пример положения об отделе секретариата



ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «ПРОЕКТ» (далее – Общество).

Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводится по решению Генерального директора Общества и оформляется приказом.

Руководство секретариатом осуществляет руководитель секретариата.

Руководитель секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Общества, назначается и освобождается от должности его приказом.

В своей деятельности секретариат руководствуется:

законодательством в сфере информации и документации,

нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения,

Уставом Общества,

приказами и распоряжениями генерального директора Общества,

инструкцией по делопроизводству в организации,

другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления,настоящим Положением.

СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

В состав секретариата входят:

Секретарь генерального директора.

Секретарь заместителя генерального директора по персоналу.

Секретарь заместителя генерального директора по производству.

Секретарь заместителя генерального директора по экономике.

Секретарь-делопроизводитель.

Оператор баз данных.

Переводчик.

Курьер.

Обязанности работников секретариата регламентируются их должностными обязанностями.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТАОсновными задачами секретариата являются:

Документационное обеспечение работы руководства Общества: генерального директора, его заместителей и коллегиальных органов Общества – собрания учредителей и Правления.

Организационное обеспечение работы руководства Общества.

Справочно-информационное обеспечение работы руководства Общества.

Техническое обеспечение работы руководства Общества.

ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТАСекретариат выполняет следующие функции:

Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Общества.

Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Общества и отправляемых от его имени.

Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства Общества.

Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества.

Готовит по поручению руководства Общества проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

По поручению руководства осуществляет редактирование документов.

Обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства Общества.

В необходимых случаях обеспечивает перевод документов с русского языка на английский и с английского языка на русский.

Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

Организует рациональный документооборот и контроль за движением документов в организации. 

Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Общества в оформлении документов.

Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

Организует планирование рабочего дня генерального директора Общества и его заместителей.

Осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников Общества.

Составляет проекты планов работы Правления Общества.

Готовит материалы к заседаниям Правления Общества, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Правления Общества.

Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у руководства Общества.

Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых руководством Общества.

Проводит оформление протоколов заседаний руководства и Правления Общества, их рассылку.

Осуществляет контроль за выполнением решений Правления Общества.

Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Общества.

ПРАВА СЕКРЕТАРИАТАРуководитель секретариата имеет право:

Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

По согласованию с руководством Общества осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

Распределять работу между работниками секретариата.

Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

Вносить руководству Общества предложения по совершенствованию работы секретариата.

Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.Работники секретариата имеют право:

Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Общества необходимую для работы информацию.

Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Общества своевременного представления документов и информации руководству Общества.

По поручению руководства Общества привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

Возвращать на доработку работникам Общества проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Секретариат представляет руководству Общества:

поступившую корреспонденцию на рассмотрение;

проекты документов на рассмотрение и подписание;

докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Общества на рассмотрение.

Секретариат получает от руководства Общества:

поступившие из других организаций документы с резолюцией руководства;

предложения, докладные записки, справки структурных подразделений Общества с резолюцией руководства;

подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы;

утвержденные нормативные и инструктивные документы;

утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиальных органов Общества.

Секретариат направляет в структурные подразделения Общества:

копии приказов (выписки из приказов) на исполнение;

копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Правления Общества на исполнение;

запросы о представлении информации по поручениям руководства Общества.

Секретариат получает от структурных подразделений Общества:

проекты служебных писем;

проекты приказов и распоряжений;

информационные и справочные материалы.

Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

Работники секретариата несут ответственность:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых руководству Общества и/или руководству структурных подразделений Общества;

за утрату и порчу дел и документов;

за несоблюдение условий хранения дел и документов;

за утрату и порчу печатей и штампов;

за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.

Руководитель секретариата несет ответственность:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

за рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

за организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

за состояние трудовой дисциплины в секретариате;

за соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.




map